Politique de protection des données

Date de dernière mise à jour 15/09/2026.

La protection des données personnelles fait partie intégrante de la conception et de l’exploitation de Kalisport.

Kalisport est utilisé par des clubs, associations, comités, ligues, fédérations et autres organisations sportives pour gérer leurs activités, leurs adhérents et leurs événements.

Cette page présente notre approche de la protection des données dans deux contextes distincts :

• les données traitées directement par Kalisport dans le cadre de son site internet, de sa relation commerciale et de ses services,
• les données confiées à la plateforme Kalisport par les organisations qui l’utilisent.

Cette distinction est importante car le rôle de Kalisport n’est pas le même dans ces deux situations.

1. Éditeur de Kalisport

Kalisport est édité par :

KALEVN SAS
7 allée Métis - Odyssée, Bâtiment B
35400 Saint-Malo
RCS Saint-Malo - B 882 569 684

Pour toute question relative à la protection des données personnelles et aux pratiques de Kalisport, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données : dpo@kalisport.com

2. Les différents rôles dans le traitement des données

Lorsque vous échangez directement avec Kalisport

Lorsque vous consultez notre site internet, contactez notre équipe, créez un environnement Kalisport, souscrivez à un service ou sollicitez notre assistance, KALEVN peut traiter certaines données pour ses propres besoins.

Dans ces situations, KALEVN détermine les finalités et les moyens des traitements concernés et intervient en qualité de responsable du traitement.

Lorsque votre organisation utilise la plateforme Kalisport

Lorsqu’un club, une association, un comité, une ligue, une fédération ou toute autre organisation utilise Kalisport pour gérer ses adhérents, ses inscriptions, ses événements ou ses activités, cette organisation détermine notamment :

• les personnes concernées,
• les informations demandées,
• les finalités poursuivies,
• les formulaires utilisés,
• les personnes autorisées à accéder aux informations,
• les éventuelles obligations particulières liées aux traitements qu’elle met en œuvre.

Dans cette situation, l’organisation utilisatrice de Kalisport est responsable du traitement.

Kalisport intervient principalement en qualité de sous-traitant, en mettant à disposition les moyens techniques permettant d’héberger et de traiter les données nécessaires à l’utilisation de la plateforme.

3. Délégué à la protection des données

Kalisport dispose d’un délégué à la protection des données chargé d’accompagner KALEVN dans ses propres obligations et dans son rôle d’éditeur et de sous-traitant de la plateforme.

Ce délégué intervient pour Kalisport.

Il n’est pas le délégué à la protection des données des clubs, associations, comités, ligues, fédérations ou autres organisations utilisant la plateforme.

Chaque organisation reste responsable de ses propres traitements et de ses obligations vis-à-vis de ses adhérents, licenciés, bénévoles, salariés, représentants légaux et autres personnes concernées.

Pour une demande concernant l’utilisation de vos données par votre club ou votre organisation, nous vous invitons donc en priorité à contacter directement cette organisation.

Pour toute question concernant les pratiques de Kalisport en matière de protection des données : dpo@kalisport.com

4. Données traitées directement par Kalisport

Dans le cadre de sa propre activité, Kalisport peut notamment traiter :

• les coordonnées de ses clients, prospects et interlocuteurs,
• les informations relatives aux organisations utilisant la plateforme,
• les informations nécessaires à la création et à l’administration d’un environnement Kalisport,
• les échanges avec notre équipe et notre support,
• les informations nécessaires à la facturation et à la gestion de la relation commerciale,
• certaines données techniques nécessaires à la sécurité, au diagnostic et au bon fonctionnement de nos services.

Ces informations sont utilisées pour permettre le fonctionnement de nos services, répondre aux demandes de nos utilisateurs, assurer la relation commerciale et technique et satisfaire à nos obligations légales. Ces informations sont conservées pendant la durée de la relation commerciale, puis, selon leur nature, pendant une durée de trois ans à compter du dernier contact utile pour les données de prospection, ou pendant la durée imposée par nos obligations légales de conservation (notamment comptables et fiscales) pour les documents de facturation.

5. Données confiées à Kalisport par les organisations

La plateforme Kalisport permet aux organisations de configurer leurs formulaires, inscriptions et différents parcours de gestion.

Les catégories de données présentes dans la plateforme peuvent donc varier selon les usages et les choix de chaque organisation.

Elles peuvent notamment concerner :

• l’identité des personnes,
• leurs coordonnées,
• leur date de naissance,
• leurs adhésions et inscriptions,
• leur participation aux activités de l’organisation,
• leurs équipes, catégories ou fonctions,
• des informations administratives,
• les informations relatives aux paiements et transactions associés aux services utilisés,
• les documents ou informations demandés par l’organisation dans le cadre d’une inscription ou d’une démarche particulière.

Kalisport ne détermine pas à la place de l’organisation la nécessité de collecter ces informations.

Il appartient à chaque responsable du traitement de déterminer les informations nécessaires à ses activités et d’informer les personnes concernées de leur utilisation.

6. Données concernant les mineurs

Kalisport étant largement utilisé dans le secteur sportif et associatif, la plateforme peut contenir des informations concernant des personnes mineures.

Nous sommes conscients de la sensibilité particulière de ces informations et leur protection est prise en compte dans la conception et l’exploitation de la plateforme.

Le choix des informations demandées aux mineurs ou à leurs représentants légaux, leur finalité et leur base juridique relèvent toutefois de l’organisation responsable du traitement.

7. Données particulières et documents transmis

Kalisport n’est pas une plateforme de santé et n’a pas vocation à constituer ou exploiter des dossiers médicaux.

Selon son activité et les formulaires qu’elle configure, une organisation peut néanmoins décider de demander certaines informations ou certains documents particuliers dans le cadre d’une adhésion, d’une inscription ou d’une activité sportive.

Certaines de ces informations peuvent, selon leur nature, constituer des données sensibles au sens de la réglementation applicable.

Il appartient alors à l’organisation, en qualité de responsable du traitement :

• de déterminer si cette collecte est nécessaire,
• d’en déterminer la base juridique,
• d’en définir la durée de conservation,
• d’informer les personnes concernées,
• de respecter les éventuelles obligations particulières applicables à ces informations.

Kalisport intervient dans ce cas en qualité de prestataire technique pour le traitement et l’hébergement des informations confiées au travers de la plateforme.

La présence éventuelle d’informations relatives à la santé dans la plateforme ne confère pas à Kalisport la qualité d’organisme de santé et Kalisport n’assure aucune activité de diagnostic, de soins ou de suivi médical.

8. Conservation et anonymisation des données

Kalisport met en œuvre des mécanismes destinés à limiter la conservation des données personnelles dans le temps.

Pour les données liées notamment aux adhésions, inscriptions et activités des organisations, les informations sont conservées pendant la période nécessaire à leur utilisation, puis pendant une durée complémentaire de trois ans.

À l’issue de cette période, les données permettant d’identifier personnellement les personnes concernées sont supprimées ou anonymisées.

Les documents associés sont également supprimés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

L’anonymisation permet aux organisations de conserver certaines informations historiques et statistiques, par exemple l’évolution de leurs effectifs ou de leur activité, sans conserver les informations permettant d’identifier personnellement les anciens adhérents.

Les données ainsi anonymisées ne sont plus rattachées à une personne identifiable.

Certaines informations peuvent faire l’objet de durées de conservation différentes lorsqu’une obligation légale le nécessite.

9. Sécurité de la plateforme

Kalisport met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées.

Ces mesures concernent à la fois l’application, l’infrastructure et les conditions d’accès aux données.

Comptes et authentification

Les mots de passe des utilisateurs ne sont jamais conservés en clair.

Ils sont stockés sous la forme d’une empreinte cryptographique irréversible (hachage). Kalisport n’est donc pas en mesure de restituer le mot de passe original d’un utilisateur.

En cas d’oubli, un nouveau mot de passe doit être défini au moyen du mécanisme de réinitialisation prévu à cet effet.

Sécurisation des communications

Les échanges entre les utilisateurs et les services Kalisport sont sécurisés lors de leur transmission.

Paiements en ligne et données bancaires

Kalisport ne stocke ni ne conserve aucune coordonnée bancaire des payeurs. Cela concerne notamment les numéros de carte bancaire ainsi que les relevés d’identité bancaire (RIB) et les identifiants de compte bancaire (IBAN).

Les paiements en ligne proposés aux organisations et à leurs adhérents sont pris en charge par les partenaires de paiement sélectionnés par l’organisation, notamment HelloAsso ou Mangopay. Ces partenaires, et le cas échéant leurs propres prestataires de services de paiement, sont seuls chargés du traitement et de la conservation des données de paiement nécessaires à leurs services, dans le cadre des agréments et habilitations qui leur sont applicables.

Kalisport n’est pas un établissement de paiement et n’assure pas le stockage des informations relatives aux moyens de paiement.

Gestion des accès et habilitations

L’accès aux différentes informations et fonctionnalités de Kalisport dépend des comptes utilisateurs et des droits accordés au sein de chaque organisation.

Les organisations peuvent ainsi attribuer des accès en fonction des rôles et responsabilités de leurs utilisateurs.

Séparation des données

Les environnements Kalisport sont organisés de manière à séparer les données des différentes organisations utilisant la plateforme.

Sauvegardes et disponibilité

Des mécanismes de sauvegarde et de protection de l’infrastructure sont mis en œuvre afin de limiter les risques de perte de données et de permettre la restauration des services lorsque cela est nécessaire.

10. Hébergement et souveraineté des données

Kalisport porte une attention particulière à la localisation et à la souveraineté des données qui lui sont confiées.

L’infrastructure principale de Kalisport et les données de production sont hébergées en France auprès d’un prestataire français avec lequel Kalisport entretient une relation directe et historique.

Pour les services intervenant directement dans le fonctionnement de la plateforme et dans le traitement des données de nos clients, nous privilégions des partenaires français ou européens.

Cela concerne notamment :

• l’hébergement,
• l’infrastructure technique,
• les services liés aux noms de domaine,
• l’envoi des courriers électroniques générés par la plateforme,
• les différents services techniques directement intégrés au fonctionnement de Kalisport.

Notre volonté est de limiter autant que possible le recours à des intermédiaires susceptibles d’accéder aux données de nos clients et de conserver la maîtrise des services essentiels à la plateforme.

À ce titre, Kalisport recourt notamment aux sous-traitants ultérieurs suivants pour les services directement intégrés au fonctionnement de la plateforme :

• Alkante (France) : hébergement et infogérance de l’infrastructure et des données de production, ainsi que l’envoi de certains courriers électroniques générés par la plateforme,
• OVH (France) : noms de domaine et mise à disposition d’adresses e-mail,
• Sweego (France) : envoi des courriers électroniques générés par la plateforme.
• Scaleway (France) : envoi des courriers électroniques générés par la plateforme.

Cette liste est susceptible d’évoluer ; toute organisation utilisatrice peut en obtenir la version à jour en contactant notre délégué à la protection des données.

Les organisations peuvent également choisir d’activer une solution de paiement en ligne parmi les prestataires proposés par Kalisport, notamment Mangopay et HelloAsso. Ces prestataires de paiement traitent les données nécessaires à la réalisation des paiements en qualité de responsables de traitement autonomes, distincts de Kalisport, notamment à des fins de lutte contre le blanchiment et de conformité réglementaire.

Par ailleurs, lorsqu’une organisation effectue un achat sur le Kalisport Store (par exemple l’acquisition d’un Service Payant), le paiement peut également être traité par PayPal, dans les mêmes conditions d’autonomie vis-à-vis de Kalisport. Ce cas d’usage est distinct des solutions de paiement destinées à la collecte des paiements des adhérents décrites ci-dessus : il concerne uniquement la relation commerciale directe entre l’organisation et Kalisport.

11. Prestataires et outils externes

Tous les outils utilisés dans le fonctionnement quotidien de Kalisport n’interviennent pas nécessairement dans le traitement des données hébergées sur la plateforme.

Certains services peuvent par exemple être utilisés pour :

• le développement logiciel,
• la gestion du code source,
• la création graphique,
• l’organisation interne,
• la communication.

Ces outils n’ont pas vocation à héberger les bases de données ou les données personnelles de production de Kalisport.

Certains services périphériques, notamment ceux utilisés pour la relation client ou l’assistance, peuvent néanmoins traiter ponctuellement des informations volontairement communiquées lors d’un échange avec notre équipe.

Kalisport cherche à réduire progressivement le recours à ces services externes lorsqu’il est pertinent de les internaliser, afin de renforcer encore la maîtrise de ses outils et des informations qui lui sont confiées.

Parmi ces outils périphériques, Kalisport utilise notamment Front (gestion de la relation client et du support). Cet outil n’est pas destiné à héberger les données de production des organisations utilisant la plateforme.

Certains utilisateurs contactent également notre équipe directement via les réseaux sociaux Facebook et Instagram (Meta) ou LinkedIn. Ces échanges sont soumis aux conditions et aux politiques de confidentialité propres à ces plateformes, qui interviennent alors en qualité de responsables de traitement autonomes, indépendants de Kalisport, pour les informations traitées dans le cadre de leurs propres services.

12. Sécurité et certifications

Kalisport ne revendique actuellement aucune certification ISO 27001, HDS ou autre certification particulière relative à la sécurité ou à la conformité au RGPD.

Notre démarche repose sur la mise en œuvre opérationnelle de mesures techniques et organisationnelles adaptées à notre activité et aux informations confiées à la plateforme.

Kalisport n’est pas présenté comme une plateforme spécialisée dans le traitement de données de santé.

Nous veillons néanmoins à protéger les informations présentes dans la plateforme, y compris lorsque certaines peuvent présenter une sensibilité particulière en raison de leur nature ou des personnes concernées.

La sécurité informatique étant un processus continu, nos pratiques et nos mesures de protection évoluent avec la plateforme, son infrastructure et les risques identifiés.

13. Gestion des incidents et violations de données

Aucun système informatique ne peut garantir une absence absolue d’incident, de compromission ou de cyberattaque.

Kalisport met en œuvre des mesures destinées à limiter ces risques et prévoit également une procédure de réaction lorsqu’un incident susceptible d’affecter les données de ses clients est identifié.

En cas de fuite, perte ou compromission de données identifiée, Kalisport cherche notamment à :

• identifier l’origine et l’étendue de l’incident,
• sécuriser les éléments concernés,
• limiter ses conséquences,
• déterminer les organisations et les données potentiellement concernées,
• restaurer les services ou les données lorsque cela est nécessaire,
• informer les organisations concernées dans un délai de soixante-douze heures à compter de la connaissance de l’incident, lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées.

Lorsqu’une violation de données est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, Kalisport s’engage à notifier cette violation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) dans un délai de soixante-douze heures à compter de sa connaissance de l’incident, conformément aux exigences du RGPD.

Une communication relative à l’incident peut être publiée sur notre service d’état : https://status.kalisport.com

Les gestionnaires des organisations concernées sont également informés directement par courrier électronique lorsque la nature de l’incident le nécessite.

Cette information permet notamment aux responsables de traitement concernés d’évaluer la situation et de satisfaire, lorsque cela est nécessaire, à leurs propres obligations réglementaires.

14. Cookies et mesure d’audience

Kalisport limite l’utilisation des cookies et traceurs aux besoins nécessaires au fonctionnement des services proposés.

Lorsqu’un service nécessite le dépôt de traceurs soumis au consentement, celui-ci est recueilli avant leur activation.

Les informations détaillées concernant les cookies utilisés sont disponibles sur notre page dédiée à leur gestion.

15. Exercice de vos droits

Lorsque votre demande concerne des données collectées et utilisées par votre club ou une autre organisation au travers de Kalisport, cette organisation reste votre interlocuteur principal.

Vous pouvez notamment la contacter pour exercer, lorsque les conditions réglementaires sont réunies, vos droits :

• d’accès,
• de rectification,
• d’effacement,
• de limitation,
• d’opposition,
• de portabilité.

Lorsque votre demande concerne directement Kalisport, notre site internet, votre compte client ou votre relation avec nos services, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données : dpo@kalisport.com

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

16. Décision automatisée et profilage

Kalisport ne prend, dans le cadre de son propre traitement des données décrit à la section 4, aucune décision produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne ou l’affectant de manière significative de façon similaire, sur le seul fondement d’un traitement automatisé, y compris de profilage.

Certaines fonctionnalités de la plateforme peuvent proposer aux organisations des indicateurs ou des suggestions calculés automatiquement (par exemple des scores d’usage ou de répartition), mais ces éléments constituent une aide à la décision pour l’organisation responsable du traitement et ne se substituent à aucune décision prise par cette dernière.

17. Notre démarche

Kalisport est une plateforme développée et exploitée en France par une structure indépendante.

Nous avons fait le choix de privilégier une approche opérationnelle de la protection des données : maîtrise de notre infrastructure, limitation de la conservation des données, sélection attentive de nos prestataires, sécurisation de la plateforme et réduction progressive de notre dépendance à des services externes lorsque cela est pertinent.

Cette démarche s’accompagne d’une amélioration continue de nos pratiques, de nos outils et de notre documentation.

Notre objectif est de proposer aux organisations sportives une plateforme durable, maîtrisée et respectueuse des données qui lui sont confiées.