Comment fonctionnent les convocations automatiques aux événements d'équipe ?

Kalisport permet de convoquer automatiquement les membres d'une équipe lors de la création d'un événement.

Vous pouvez choisir les personnes à convoquer, le moment auquel elles seront ajoutées à l'événement et si elles doivent recevoir ou non une notification. Le système prend également en compte les joueurs ajoutés à l'équipe après la première convocation.

Dans quels cas peut-on programmer une convocation automatique ?

La convocation automatique peut être configurée lorsque l'événement d'équipe est créé :

par une synchronisation automatique avec une fédération, par exemple avec la Fédération Française de BasketBall ;
lors de l'import d'événements, grâce au paramétrage et au colonnage du fichier importé ;
depuis le formulaire de création d'un événement d'équipe.

Qui peut être convoqué automatiquement ?

Lors du paramétrage de la convocation automatique, vous pouvez choisir de convoquer :

uniquement les joueurs de l'équipe ;
les joueurs et les membres du staff de l'équipe.

La convocation concernera les personnes rattachées à l'équipe au moment de son exécution.

Quand la convocation peut-elle être réalisée ?

Trois modes de déclenchement sont proposés.

Immédiatement à la création de l'événement

La convocation est réalisée dès la création de l'événement.

Les joueurs et, selon le paramétrage choisi, les membres du staff rattachés à l'équipe sont immédiatement ajoutés à la convocation.

À une date précise

Vous pouvez définir une date précise à laquelle la convocation devra être réalisée.

La convocation sera effectuée lors du passage de la tâche planifiée à cette date.

Un certain nombre de jours avant l'événement

Vous pouvez demander à Kalisport de réaliser automatiquement la convocation un nombre défini de jours avant la date de l'événement.

Par exemple, avec un déclenchement configuré 7 jours avant l'événement, la convocation sera réalisée lors du passage de la tâche planifiée 7 jours avant sa date.

Peut-on ajouter les participants sans leur envoyer de notification ?

Oui. La convocation automatique peut être réalisée avec ou sans notification.

Lorsque les notifications sont activées, chaque personne convoquée peut être informée :

par e-mail ;
par notification push sur l'application mobile Kalisport, si elle l'utilise.

Les canaux effectivement utilisés dépendent des préférences de notification définies par chaque adhérent. Selon ses choix, une personne pourra donc recevoir un e-mail, une notification push, les deux ou aucune notification.

Lorsque l'option de notification est désactivée sur l'événement, les personnes sont bien ajoutées à la convocation, mais Kalisport ne leur envoie ni e-mail ni notification push pour les informer de cet ajout.

Cette possibilité est notamment utile pour préparer le suivi des présences lors d'un entraînement ou d'une séance, sans envoyer de notification inutile aux participants.

Les personnes sont alors déjà présentes dans la liste de la convocation. Il ne reste plus qu'à indiquer si elles étaient présentes ou absentes. Lorsqu'elles disposent d'un accès à la plateforme, elles peuvent également renseigner leur réponse en amont, même si aucune notification ne leur a été envoyée lors de leur ajout.

À retenir : désactiver les notifications n'empêche pas la création de la convocation. Les participants sont ajoutés normalement à l'événement, mais aucun e-mail ni aucune notification push ne leur est envoyé pour les en informer.

À quelle heure les convocations différées sont-elles réalisées ?

Les convocations programmées à une date précise ou un certain nombre de jours avant l'événement sont traitées par une tâche planifiée.

Par défaut, cette tâche s'exécute chaque jour à 6 h du matin.

Pour consulter ou modifier son heure d'exécution, rendez-vous dans :

Options > Tâches planifiées

Recherchez puis éditez la tâche Événements d'équipes - Convocations

Vous pouvez alors modifier son heure de passage. La nouvelle heure s'appliquera aux convocations différées ainsi qu'au contrôle des joueurs ajoutés après la première convocation.

Que se passe-t-il si un joueur est ajouté à l'équipe après la première convocation ?

Vous n'avez aucune manipulation supplémentaire à effectuer.

Une fois la date prévue pour la convocation atteinte, Kalisport contrôle chaque jour la composition de l'équipe. Les joueurs ajoutés après la première convocation et qui n'ont pas encore été convoqués sont automatiquement ajoutés à l'événement.

Ce contrôle est réalisé lors du passage de la tâche planifiée Événements d'équipes - Convocations , par défaut à 6 h du matin.

Important : l'ajout d'un joueur dans une équipe ne déclenche pas immédiatement sa convocation aux événements déjà créés. Sa convocation sera réalisée lors du prochain passage de la tâche planifiée.

Exemple

La convocation d'un événement est réalisée le lundi à 6 h.
Un nouveau joueur est ajouté à l'équipe le lundi après-midi.
Il n'est pas convoqué au moment précis où il rejoint l'équipe.
Lors du prochain passage de la tâche planifiée, le mardi à 6 h par défaut, Kalisport détecte qu'il n'a pas encore été convoqué et l'ajoute automatiquement.

Le paramétrage initial de l'événement reste appliqué. Si les notifications ont été désactivées pour cette convocation, le nouveau joueur sera ajouté sans recevoir d'e-mail ni de notification push.

Ce mécanisme est particulièrement utile en début de saison, lorsque les effectifs sont encore en cours de constitution.

Pourquoi un joueur ajouté récemment n'est-il pas encore convoqué ?

Si le joueur est bien rattaché à l'équipe mais n'apparaît pas encore dans la convocation, vérifiez les éléments suivants :

La date de déclenchement de la convocation est-elle déjà passée ?
La tâche planifiée a-t-elle déjà été exécutée depuis l'ajout du joueur ?
À quelle heure la tâche Événements d'équipes - Convocations est-elle programmée ?
Le joueur est-il correctement rattaché à l'équipe concernée ?

Dans la majorité des cas, il suffit d'attendre le prochain passage de la tâche planifiée pour que le joueur soit automatiquement ajouté à la convocation.

Pour aller plus loin

Rechercher dans l'aide en ligne