Les membres d'un organigramme reçoivent-ils automatiquement une convocation lorsqu'une réunion est créée ?
Lorsque vous créez une réunion sur Kalisport et que vous l'associez à un organigramme, les membres de cet organigramme sont automatiquement ajoutés à la liste des participants de la réunion.
Cependant, les convocations ne sont pas envoyées automatiquement lors de la création de la réunion.
Comment fonctionne l'ajout des participants ?
Lorsque vous créez un événement en mode "Réunion" depuis l'onglet "Perso" et que vous sélectionnez un organigramme :
- Les membres de l'organigramme sont automatiquement associés à la réunion,
- Les convocations sont initialement placées en mode "Brouillon",
- Aucune notification n'est envoyée aux participants tant que les convocations n'ont pas été validées.
Comment envoyer les convocations aux participants ?
Pour que les membres de l'organigramme soient effectivement convoqués :
- Créez votre événement en mode "Réunion" depuis l'onglet "Perso",
- Associez l'organigramme concerné à votre réunion,
- Accédez aux convocations des participants automatiquement ajoutés,
- Validez les convocations en brouillon pour déclencher leur envoi.
Cette validation manuelle permet de vérifier la liste des participants avant de leur adresser une convocation.
Pourquoi les participants n'ont-ils rien reçu ?
Si les membres de votre organigramme n'ont reçu aucune notification après la création de la réunion, vérifiez que les convocations ont bien été validées et ne sont plus en brouillon.
À retenir : associer un organigramme à une réunion permet de préparer automatiquement la liste des participants, mais une validation manuelle des convocations est nécessaire pour notifier les personnes concernées.
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