Remises en banque : découverte et prise en main
La fonctionnalité "Remises en banque" de Kalisport permet de regrouper des paiements déjà enregistrés dans votre association et de les intégrer à votre journal comptable lors de leur dépôt ou de leur prise en charge par le trésorier.
Elle est particulièrement utile lorsque les règlements des adhérents sont initialement renseignés par un secrétaire, un responsable des inscriptions ou directement par les adhérents.
Cette fonctionnalité est disponible avec le module Comptabilité Premium de Kalisport.
À quoi sert une remise en banque ?
Dans une association sportive, les personnes qui enregistrent les paiements ne sont pas toujours celles qui assurent la comptabilité.
Par exemple, lors des inscriptions, un secrétaire peut renseigner plusieurs moyens de règlement sur les fiches des adhérents :
- un paiement par chèque,
- un règlement en espèces,
- une aide Pass'Sport.
Ces paiements sont alors déjà enregistrés dans Kalisport, mais ils doivent encore être pris en charge par le trésorier pour leur dépôt, leur déclaration ou leur traitement comptable.
La remise en banque permet de réaliser cette étape en sélectionnant les paiements concernés, sans avoir à les saisir une seconde fois.
Pourquoi ne faut-il pas créer une nouvelle recette ?
Lorsqu'un paiement est déjà enregistré sur une fiche adhérent, il ne faut pas créer une nouvelle ligne de recette pour ce même règlement.
En effet, le paiement existe déjà dans Kalisport. Le saisir une seconde fois comme une nouvelle recette risquerait de provoquer un doublon dans votre suivi comptable.
La bonne méthode consiste à utiliser une remise en banque, qui permet de reprendre les paiements existants et de les faire évoluer dans votre comptabilité.
À retenir : un paiement déjà renseigné sur une fiche adhérent ne doit pas être saisi une nouvelle fois comme une recette. Utilisez les remises en banque pour assurer son traitement comptable sans doublon.
Comment accéder aux remises en banque ?
La fonctionnalité est accessible depuis le module Comptabilité Premium de votre plateforme Kalisport.
Pour y accéder :
- Connectez-vous à votre espace privé Kalisport.
- Rendez-vous dans l'onglet "Perso".
- Ouvrez le module "Comptabilité".
- Dans le menu du module, sélectionnez "Remises en banque".
Vous pouvez alors consulter vos remises existantes ou en préparer une nouvelle à partir des paiements déjà enregistrés dans Kalisport.
Comment créer une remise en banque ?
La création d'une remise permet de regrouper plusieurs règlements correspondant à un même mode de paiement.
Pour préparer votre remise :
- Créez une nouvelle remise en banque.
- Choisissez le mode de règlement concerné, par exemple les chèques ou les espèces.
- Sélectionnez un ou plusieurs paiements déjà enregistrés dans Kalisport et correspondant à ce mode de règlement.
- Vérifiez les paiements sélectionnés et le montant total de la remise.
- Préparez votre remise avant de procéder à son dépôt.
Vous pouvez ainsi regrouper plusieurs règlements dans une même opération, plutôt que de les traiter individuellement.
Peut-on générer un bordereau de dépôt ?
Oui. Kalisport permet de créer un bordereau de dépôt à partir des paiements sélectionnés dans votre remise.
Ce document facilite la préparation de votre dépôt, notamment lorsque vous regroupez plusieurs chèques.
Il permet également de conserver un récapitulatif des règlements concernés par l'opération.
Que se passe-t-il lorsque je valide le dépôt ?
Lorsque vous effectuez l'action de dépôt, Kalisport réalise automatiquement plusieurs opérations :
- Les paiements sélectionnés passent au statut "Payé" dans Kalisport.
- Le montant total de la remise est ajouté au journal comptable.
- Le détail des paiements composant la remise est conservé afin de retrouver l'origine des sommes enregistrées.
Vous disposez ainsi d'une opération comptable regroupée, tout en conservant la traçabilité des règlements individuels.
Cette méthode facilite le suivi des sommes collectées et leur rapprochement avec les dépôts réalisés.
Exemple concret : une remise de plusieurs chèques
Votre secrétaire a enregistré les règlements de plusieurs adhérents au moment de leur inscription :
- Adhérent A : 80 € par chèque,
- Adhérent B : 120 € par chèque,
- Adhérent C : 100 € par chèque.
Vous récupérez ces trois chèques pour effectuer leur dépôt en banque.
Plutôt que de créer trois nouvelles recettes, vous préparez une remise en banque de 300 € en sélectionnant les trois paiements déjà enregistrés.
Vous pouvez ensuite générer votre bordereau de dépôt.
Lors de la validation du dépôt :
- les trois paiements passent au statut "Payé",
- une opération de 300 € est ajoutée au journal comptable,
- le détail des trois règlements reste associé à cette remise.
Résultat : les paiements sont correctement suivis, sans double saisie, et votre journal comptable reflète le montant total déposé.
Les remises en banque concernent-elles uniquement les chèques ?
Non. Même si le dépôt de chèques constitue un exemple courant, la fonctionnalité peut être utilisée avec différents modes de règlement.
Vous pouvez notamment l'utiliser pour traiter des paiements enregistrés par :
- chèque,
- espèces,
- Pass'Sport.
Le mode de règlement choisi permet de retrouver les paiements correspondants et de les regrouper dans une remise.
Le fonctionnement reste le même : sélectionner les paiements existants, préparer la remise, puis effectuer l'action de dépôt pour mettre à jour leur statut et le journal comptable.
Quels sont les avantages pour le trésorier ?
Les remises en banque facilitent la coordination entre les personnes qui enregistrent les règlements et celles qui assurent le suivi comptable de l'association.
Elles permettent notamment de :
- Éviter les doubles saisies : réutiliser les paiements déjà enregistrés sur les fiches adhérents.
- Centraliser les règlements : regrouper plusieurs paiements dans une même opération.
- Faciliter les dépôts : préparer un bordereau récapitulatif.
- Mettre à jour les paiements : faire passer les règlements concernés au statut "Payé".
- Alimenter le journal comptable : enregistrer le montant total de la remise avec son détail.
- Améliorer le suivi : conserver le lien entre les règlements individuels et leur traitement comptable.
En résumé
La fonctionnalité "Remises en banque", disponible avec la Comptabilité Premium, permet au trésorier de prendre en charge les paiements déjà enregistrés dans Kalisport.
Vous sélectionnez un mode de règlement, choisissez les paiements concernés, puis préparez votre remise avec la possibilité de générer un bordereau de dépôt.
L'action de dépôt permet ensuite de passer les paiements au statut "Payé" et d'enregistrer le montant total de la remise dans le journal comptable, avec le détail des règlements associés.
Le principe essentiel : ne créez pas une nouvelle recette pour un paiement déjà enregistré. Utilisez une remise en banque pour assurer son traitement comptable sans doublon.
Pour commencer, rendez-vous dans "Perso" > "Comptabilité" > "Remises en banque".
Pour aller plus loin
- Bien débuter avec le module comptabilité
- Comment activer le paiement en ligne ?
- Comment ajouter le RIB de mon club sur les factures générées ?
- Comment ajouter un exercice comptable ?
- Comment associer automatiquement la catégorie comptable sur les entrées du journal ?
- Comment associer automatiquement le compte bancaire sur les entrées du journal ?
