Messagerie : Découverte et prise en main
Le module Messagerie de Kalisport permet de centraliser les échanges entre les membres de votre association, directement depuis votre plateforme et l'application smartphone Kalisport.
Que ce soit pour échanger avec un dirigeant, organiser une discussion entre bénévoles ou communiquer avec les membres d'une équipe, la messagerie offre un espace de communication intégré à votre environnement Kalisport, sans avoir à multiplier les applications externes.
Quels sont les modes de communication disponibles ?
La messagerie s'adapte à différents besoins :
- Conversations individuelles : échangez directement avec une personne.
- Conversations de groupe : réunissez plusieurs utilisateurs dans une même discussion pour faciliter les échanges collectifs.
- Listes de diffusion : adressez un message à plusieurs destinataires en utilisant les listes de diffusion disponibles dans Kalisport, notamment les listes dynamiques.
- Pièces jointes : partagez des documents ou des fichiers directement dans vos conversations.
Les listes de diffusion sont communes aux modules Messagerie et Newsletters. Vous pouvez ainsi réutiliser les mêmes listes pour vos différentes communications.
Une messagerie accessible depuis l'intranet et l'application smartphone
La messagerie Kalisport est disponible aussi bien depuis votre intranet que depuis l'application smartphone Kalisport, sur iOS et Android.
Les deux interfaces partagent les mêmes conversations et les mêmes messages. Vous pouvez ainsi envoyer, recevoir et consulter vos messages indifféremment depuis un ordinateur ou un smartphone.
Par exemple, vous pouvez commencer une conversation depuis votre ordinateur et la poursuivre plus tard depuis votre smartphone, sans perdre l'historique des échanges.
Depuis l'intranet Kalisport
Une fois connecté à votre espace privé, vous pouvez accéder à la messagerie directement depuis la barre supérieure de l'intranet.
Depuis l'application smartphone Kalisport
La messagerie est accessible directement depuis la page d'accueil de l'application Kalisport.
Vous retrouvez les mêmes conversations que sur l'intranet et pouvez envoyer ou recevoir des messages depuis votre téléphone.
Qui peut utiliser la messagerie ?
Pour utiliser la messagerie Kalisport, il est indispensable de disposer d'un compte de connexion.
La présence d'une personne dans votre base d'adhérents ne suffit donc pas. Si elle ne dispose pas d'un compte de connexion, elle ne pourra pas recevoir les messages envoyés depuis ce module.
Cette règle s'applique également lorsque vous utilisez une liste de diffusion : Kalisport identifie automatiquement les destinataires disposant d'un compte de connexion.
Comment les utilisateurs sont-ils informés d'un nouveau message ?
Lorsqu'un nouveau message est reçu, Kalisport peut informer son destinataire par plusieurs canaux :
- Notification interne : un indicateur signale la présence d'un nouveau message dans l'espace Kalisport.
- Notification par e-mail : une alerte peut être envoyée à l'adresse e-mail du destinataire, selon ses préférences de notification.
- Notification push : une notification peut apparaître sur son smartphone s'il utilise l'application Kalisport et a autorisé les notifications.
Chaque utilisateur peut adapter ses préférences de notification afin de choisir comment il souhaite être informé des nouveaux messages.
Comment gérer les droits d'accès à la messagerie ?
Les dirigeants peuvent autoriser ou restreindre l'accès à la messagerie grâce au système de droits d'accès de Kalisport.
L'autorisation nommée "Messagerie" permet de définir le niveau d'accès accordé aux utilisateurs.
Plusieurs niveaux d'autorisation sont disponibles :
- Aucun : l'utilisateur ne dispose pas d'un accès à la messagerie.
- Consultation : accès en consultation à la messagerie.
- Contribution : accès permettant de participer aux échanges.
- Édition : niveau d'autorisation supérieur pour la gestion de la messagerie.
- Administration : niveau d'autorisation le plus élevé.
Pour comprendre précisément les possibilités associées à chaque niveau, consultez l'aide dédiée au pilotage des droits d'accès.
Ce système permet d'adapter l'utilisation de la messagerie aux responsabilités de chacun au sein de votre association.
Comment définir les personnes que les membres peuvent contacter ?
En complément des droits d'accès, Kalisport propose un paramétrage de confidentialité entre les membres.
Ce réglage permet de définir quelles personnes un utilisateur peut contacter depuis la messagerie, mais également quels profils il peut consulter.
Pour accéder à ce paramétrage :
- Rendez-vous dans l'onglet "Options".
- Accédez à la section "Comptes de connexion".
- Ouvrez "Paramétrage avancé".
- Repérez le réglage "Confidentialité entre membres".
Trois modes de confidentialité sont disponibles.
Mode "Ouverte"
Chaque membre peut contacter tous les autres membres de l'association et consulter leur profil.
Ce mode favorise les échanges libres entre les utilisateurs de votre plateforme.
Mode "Restreinte"
Chaque membre peut contacter les personnes appartenant à ses équipes et aux organigrammes, et consulter leur profil.
Pour les autres membres de l'association, seul le nom est visible. Il n'est pas possible de les contacter directement.
Ce mode permet de favoriser les échanges au sein des groupes auxquels les utilisateurs sont rattachés, tout en limitant les contacts avec les autres membres.
Mode "Privée"
Seuls les membres présents dans les organigrammes peuvent être contactés et disposent d'un profil consultable.
Dans ce mode, les listes de diffusion automatiques par équipe sont désactivées.
Cette configuration permet de limiter fortement les échanges directs entre les membres, notamment lorsque votre association souhaite centraliser les communications autour de ses responsables.
Une exception pour les gestionnaires de la messagerie
Les restrictions définies par le paramètre "Confidentialité entre membres" ne s'appliquent pas aux administrateurs et aux utilisateurs disposant du droit d'édition de la messagerie.
Ces utilisateurs conservent leurs possibilités de communication indépendamment du mode de confidentialité choisi.
Quelle différence entre la messagerie et les newsletters ?
Bien que les deux modules utilisent les mêmes listes de diffusion, ils répondent à des besoins différents.
- Messagerie : privilégiez-la pour les échanges individuels, les discussions de groupe et les communications destinées aux utilisateurs disposant d'un compte de connexion.
- Newsletters : utilisez-les pour diffuser des informations à un ensemble de contacts, même s'ils ne disposent pas d'un compte de connexion. Une adresse e-mail présente dans la liste de diffusion suffit.
Les newsletters peuvent également être consultées depuis Kalisport. Les utilisateurs de l'application smartphone peuvent recevoir une notification push lorsqu'une nouvelle newsletter est publiée, selon leurs préférences.
Bon à savoir : si vous souhaitez communiquer avec l'ensemble de vos adhérents, notamment ceux qui ne disposent pas encore d'un compte de connexion, le module "Newsletters" est généralement plus adapté.
Pourquoi utiliser la messagerie Kalisport ?
En intégrant les échanges directement à votre plateforme, la messagerie facilite la communication au quotidien entre les adhérents, bénévoles, éducateurs et dirigeants.
Elle permet notamment de :
- centraliser les conversations liées à la vie de votre association ;
- retrouver les mêmes messages depuis l'intranet et l'application smartphone ;
- échanger et partager des documents depuis un ordinateur ou un téléphone ;
- réutiliser les listes de diffusion déjà constituées dans Kalisport ;
- adapter les droits d'accès selon les responsabilités de chacun ;
- contrôler les possibilités de contact entre les membres grâce aux paramètres de confidentialité.
En résumé
La messagerie Kalisport est un outil de communication intégré à votre association, accessible depuis l'intranet et l'application smartphone, avec des conversations partagées entre les deux interfaces.
Elle permet d'échanger individuellement ou en groupe, de partager des documents et d'utiliser les listes de diffusion pour communiquer avec plusieurs personnes.
Les droits d'accès permettent de définir qui peut utiliser la messagerie, tandis que le paramètre "Confidentialité entre membres" détermine quelles personnes peuvent être contactées et quels profils sont consultables.
À retenir : seuls les utilisateurs disposant d'un compte de connexion et des droits nécessaires peuvent utiliser la messagerie. Pour communiquer plus largement avec des contacts ne disposant que d'une adresse e-mail, privilégiez le module "Newsletters".
