Pourquoi certains adhérents apparaissent-ils sous le nom "ANONYME-XXX Adhérent" ?
Si vous constatez que certains anciens adhérents apparaissent sous un nom du type « ANONYME-123 Adhérent » dans votre base historique, il ne s'agit pas d'un dysfonctionnement.
Cela signifie que leurs données personnelles ont été anonymisées automatiquement à l'expiration de leur durée de conservation, conformément à la politique de protection des données mise en place dans Kalisport.
Pourquoi cette anonymisation ?
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) impose notamment de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire au regard de leur finalité.
L'anonymisation permet de protéger les informations personnelles des anciens adhérents, tout en préservant les données statistiques utiles au fonctionnement et au suivi de votre association.
Kalisport intègre ainsi une automatisation destinée à faciliter la gestion de ces obligations, sans intervention manuelle de votre part.
Quelle est la durée de conservation des données ?
Par défaut, Kalisport applique la règle suivante :
- Pendant toute la durée d'adhésion à votre association.
- Puis pendant 3 années supplémentaires après la fin de l'adhésion.
Tant que l'adhérent est actif au sein de votre structure, aucune anonymisation n'est réalisée au titre de cette règle.
À l'expiration de cette durée, ses données personnelles sont automatiquement anonymisées.
Quelles informations sont anonymisées ?
Lorsque la durée de conservation est atteinte :
- Le nom et le prénom sont remplacés par une identité du type « ANONYME-XXX Adhérent ».
- Les autres informations personnelles permettant d'identifier la personne sont anonymisées.
- Les documents déposés lors de l'adhésion sont supprimés.
Les informations statistiques non identifiantes restent disponibles afin de préserver l'historique de votre association, notamment les effectifs par saison et leur évolution.
L'anonymisation est-elle réversible ?
Non. L'anonymisation est définitive et irréversible.
Une fois les données anonymisées, il n'est plus possible de retrouver les informations personnelles d'origine, y compris en désactivant ultérieurement l'automatisation.
Il ne s'agit donc pas d'un simple masquage des informations, mais bien d'un traitement définitif des données personnelles.
Comment renouveler un adhérent déjà anonymisé ?
Si un ancien adhérent souhaite rejoindre à nouveau votre association alors que ses données ont été anonymisées, vous devez créer une nouvelle fiche adhérent avec ses informations personnelles.
Il n'est pas possible de restaurer son ancienne identité ni de réutiliser sa fiche anonymisée pour effectuer son renouvellement.
Son ancien historique reste conservé sous une identité anonyme à des fins statistiques.
Quels modules sont concernés ?
Cette politique ne concerne pas uniquement les fiches adhérents. Elle s'applique également aux données issues des modules :
- Pré-inscriptions
- Billetterie
- Stages
- Tournois
Puis-je désactiver l'anonymisation automatique ?
Oui. L'anonymisation est exécutée par la tâche planifiée « RGPD - Anonymisation », que vous pouvez désactiver.
Pour cela, rendez-vous dans :
- Options
- Tâches planifiées
- Repérez la tâche « RGPD - Anonymisation » et désactivez-la.
Attention : cette désactivation concerne uniquement les prochaines anonymisations. Les données déjà anonymisées restent définitivement anonymes et ne peuvent pas être restaurées.
Quelles sont les conséquences de cette désactivation ?
L'anonymisation automatique est conçue pour vous accompagner dans le respect des obligations liées au RGPD, notamment concernant la durée de conservation des données personnelles.
Si vous choisissez de désactiver cette tâche, votre association reste responsable de la gestion et de la durée de conservation des données qu'elle collecte.
Nous vous recommandons donc de conserver cette automatisation active, sauf si votre structure dispose d'une autre procédure adaptée pour assurer le respect de ses obligations.
Cette fonctionnalité constitue une aide à la gestion des données personnelles, mais ne remplace pas les autres mesures nécessaires à la conformité RGPD de votre association.
