Tournois : Découverte et prise en main
Vous organisez un tournoi sportif et souhaitez simplifier la gestion des inscriptions ? Le module Tournoi de Kalisport vous permet de centraliser les inscriptions des équipes ou des participants, de collecter les informations nécessaires à votre organisation et de gérer les paiements en ligne.
Découvrez les principales fonctionnalités du module et les étapes pour configurer votre premier tournoi.
À quoi sert le module Tournoi ?
Le module Tournoi est conçu pour faciliter la gestion des inscriptions à vos événements sportifs, qu'il s'agisse d'un tournoi de football, de basket, de handball ou de toute autre discipline.
Il vous permet notamment de :
- Créer des tournois avec des inscriptions individuelles ou par équipe,
- Personnaliser les formulaires pour recueillir les informations dont vous avez besoin,
- Proposer des inscriptions gratuites ou payantes avec plusieurs tarifs possibles,
- Collecter les paiements en ligne pour les tournois payants,
- Consulter et suivre les inscriptions depuis votre espace Kalisport,
- Exporter les données pour préparer et organiser votre événement.
Comment créer votre premier tournoi ?
Pour commencer, connectez-vous à votre espace d'administration Kalisport et rendez-vous dans le module Tournoi.
Créez un nouveau tournoi, puis suivez les différentes étapes de configuration pour définir son fonctionnement et les modalités d'inscription.
Étape 1 : Présenter votre tournoi
Commencez par renseigner les informations générales de votre événement afin de permettre aux participants de comprendre le tournoi auquel ils souhaitent s'inscrire.
Cette première étape permet de poser les bases de votre tournoi avant de configurer les inscriptions.
Étape 2 "Inscriptions" : Configurer les modalités d'inscription
Cette étape permet de définir comment les participants vont s'inscrire à votre tournoi.
Vous pouvez choisir entre deux modes :
- Inscription par équipe : un responsable effectue l'inscription de son équipe et renseigne les informations des joueurs,
- Inscription individuelle : chaque participant réalise sa propre inscription.
Vous pouvez également définir si les inscriptions sont gratuites ou payantes.
Pour un tournoi payant, activez le champ "L'inscription est payante" afin de configurer les tarifs proposés.
Il est possible de définir plusieurs tarifs et, dans le cas des inscriptions par équipe, de choisir si chaque tarif s'applique par équipe ou par participant.
Exemple : pour un tournoi de football, vous pouvez proposer une inscription à 50 € par équipe et des repas à 10 € par joueur. Une équipe de 8 joueurs pourra ainsi réserver uniquement 5 repas.
Étape 3 "Formulaire" : Personnaliser les informations collectées
Chaque tournoi dispose d'un formulaire d'inscription personnalisable pour recueillir les informations nécessaires à votre organisation.
Vous pouvez ajouter jusqu'à 8 champs personnalisés afin de poser des questions complémentaires aux personnes qui s'inscrivent.
Par exemple :
- Quel est le niveau de votre équipe ?
- Combien d'accompagnateurs seront présents ?
- Avez-vous des besoins particuliers ?
- Souhaitez-vous bénéficier d'une prestation complémentaire ?
Certains champs peuvent également être associés à un supplément ou une réduction tarifaire selon la réponse sélectionnée.
Cette personnalisation vous permet d'adapter les inscriptions aux spécificités de votre événement, sans avoir à utiliser un formulaire externe.
Comment les participants s'inscrivent-ils ?
Une fois votre tournoi configuré et accessible aux inscriptions, les participants ou responsables d'équipe peuvent compléter leur inscription en ligne.
Selon les paramètres définis, ils pourront :
- Renseigner les informations demandées pour leur inscription individuelle ou leur équipe,
- Répondre aux questions de votre formulaire personnalisé,
- Sélectionner les tarifs et prestations proposés,
- Procéder au paiement en ligne si le tournoi est payant.
Les informations sont ensuite centralisées dans votre module Tournoi.
Comment consulter et gérer les inscriptions reçues ?
Depuis le module Tournoi, vous pouvez retrouver les inscriptions enregistrées pour votre événement.
Vous disposez des informations collectées auprès des équipes ou des participants pour préparer votre organisation.
Vous pouvez notamment exploiter ces données pour anticiper l'accueil des participants, préparer les prestations réservées ou organiser le suivi administratif de votre tournoi.
Comment exporter les inscriptions ?
Le module Tournoi propose une fonctionnalité d'export des inscriptions pour vous permettre d'exploiter les informations collectées en dehors de Kalisport.
Ces exports peuvent notamment vous servir à :
- Préparer les listes des équipes ou des participants,
- Transmettre les informations utiles aux bénévoles et organisateurs,
- Anticiper les besoins logistiques, notamment les repas réservés,
- Préparer les documents nécessaires au déroulement de votre tournoi.
Vous évitez ainsi de ressaisir manuellement les informations déjà collectées lors des inscriptions.
Exemple : organiser les inscriptions d'un tournoi de basket
Votre club organise un tournoi de basket réunissant 20 équipes et souhaite gérer les inscriptions en ligne.
Avec le module Tournoi, vous pouvez :
- Créer votre tournoi et renseigner ses informations générales,
- Choisir l'inscription par équipe pour permettre à chaque responsable d'inscrire ses joueurs,
- Définir un tarif de 60 € par équipe,
- Proposer des repas à 12 € par participant,
- Personnaliser le formulaire pour connaître le niveau des équipes et leurs besoins particuliers,
- Collecter les inscriptions et les paiements en ligne,
- Exporter les inscriptions pour préparer l'accueil des équipes et les prestations réservées.
Les responsables d'équipe peuvent effectuer leur inscription en autonomie, tandis que votre club retrouve les informations nécessaires à l'organisation au même endroit.
Quelques conseils pour bien démarrer
- Définissez vos modalités d'inscription avant de créer le tournoi : individuel ou par équipe, gratuit ou payant,
- Préparez les informations à collecter pour éviter de multiplier les échanges avec les participants,
- Privilégiez les tarifs de l'étape 2 "Inscriptions" pour les prestations facturées par équipe ou par participant,
- Utilisez les champs de l'étape 3 "Formulaire" pour les questions et options complémentaires,
- Vérifiez votre configuration avant de communiquer les modalités d'inscription aux participants.
En résumé
Le module Tournoi de Kalisport vous accompagne dans toutes les étapes de la gestion des inscriptions à votre événement sportif.
De la création du tournoi à l'export des inscriptions, en passant par la personnalisation du formulaire et la collecte des paiements, vous disposez d'un outil centralisé pour simplifier votre organisation.
Pour commencer, rendez-vous dans le module Tournoi de votre espace Kalisport et créez votre premier tournoi.
