Comment fonctionne le processus d'inscription et de validation des participants à un tournoi ?
Le module Tournoi de Kalisport permet de gérer les inscriptions individuelles ou par équipe à vos événements sportifs.
Pour conserver la maîtrise des participants accueillis, chaque nouvelle inscription est automatiquement placée en attente de validation. Un gestionnaire du tournoi doit ensuite l'examiner et la valider manuellement.
1. Comment se déroule une inscription à un tournoi ?
Lorsqu'un participant ou un responsable d'équipe souhaite s'inscrire à votre tournoi, il complète le formulaire d'inscription prévu à cet effet.
Selon la configuration de votre tournoi, il peut être amené à :
- Renseigner les informations du participant ou de son équipe,
- Compléter les champs personnalisés du formulaire d'inscription,
- Sélectionner les tarifs et prestations proposés,
- Effectuer le paiement en ligne si le tournoi est payant et que cette possibilité est activée,
- Soumettre son inscription.
Une fois l'inscription enregistrée, celle-ci est automatiquement placée au statut "En attente".
Important : l'enregistrement d'une inscription ne signifie pas que la participation au tournoi est définitivement validée.
2. Pourquoi les inscriptions sont-elles en attente de validation ?
Sur Kalisport, la validation des inscriptions à un tournoi est manuelle.
Ce fonctionnement permet aux organisateurs de garder le contrôle sur les participants et les équipes qui prennent part à leur événement.
Cette étape de vérification peut notamment être utile pour :
- Contrôler les informations renseignées lors de l'inscription,
- Vérifier que l'équipe ou le participant correspond aux conditions de participation,
- Vérifier la catégorie ou le niveau d'une équipe,
- Maîtriser le nombre d'équipes ou de participants acceptés,
- Organiser les inscriptions en fonction des places disponibles.
La validation manuelle permet ainsi d'éviter qu'une inscription soit considérée comme définitivement acceptée sans vérification préalable par l'organisation.
3. Comment valider une inscription ?
Les gestionnaires du tournoi peuvent consulter les inscriptions reçues depuis leur espace d'administration Kalisport.
Pour traiter une inscription :
- Connectez-vous à votre espace d'administration Kalisport,
- Rendez-vous dans le module Tournoi,
- Accédez au tournoi concerné,
- Consultez les inscriptions enregistrées et identifiez celles qui sont en attente,
- Examinez les informations renseignées par le participant ou le responsable d'équipe,
- Procédez à la validation manuelle de l'inscription lorsque celle-ci est conforme.
Une fois validée, l'inscription est considérée comme acceptée par l'organisation du tournoi.
4. Le paiement en ligne entraîne-t-il une validation automatique ?
Non, le paiement et la validation de l'inscription sont deux éléments distincts.
Pour un tournoi payant, le fait qu'un participant ait effectué son paiement ne dispense pas le gestionnaire de procéder à la validation manuelle de son inscription.
Il est donc important de distinguer :
- Le paiement : il concerne le règlement des frais d'inscription et des éventuelles prestations sélectionnées,
- La validation : elle correspond à l'acceptation de la participation par un gestionnaire du tournoi.
Une inscription peut donc rester en attente de validation même lorsqu'un paiement a été effectué.
5. Comment suivre les inscriptions de votre tournoi ?
Depuis le module Tournoi, les gestionnaires peuvent consulter les inscriptions enregistrées afin d'assurer leur suivi.
Nous vous recommandons de vérifier régulièrement les inscriptions en attente afin de les traiter au fur et à mesure et de disposer d'une liste actualisée des participants acceptés.
Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités d'export des inscriptions pour préparer vos listes d'équipes ou de participants et faciliter l'organisation de votre événement.
En résumé
- Les participants ou responsables d'équipe complètent leur inscription en ligne,
- Chaque nouvelle inscription est automatiquement placée en attente,
- Un gestionnaire du tournoi doit valider manuellement chaque inscription,
- Le paiement en ligne ne remplace pas cette validation,
- Les organisateurs conservent ainsi le contrôle sur les participants et les équipes acceptés.
À retenir : une inscription enregistrée n'est pas nécessairement une inscription validée. Pensez à consulter et traiter les inscriptions en attente depuis votre module Tournoi.
