ES Pornichet Basket : une transition numérique récompensée par le Trophée Sport & Technologies
400 licenciés, 30 équipes, dont 26 engagées en compétition, et plus de 530 matchs organisés chaque saison. À l'ES Pornichet Basket, la gestion quotidienne repose largement sur l'investissement des bénévoles.
Face à une organisation devenue de plus en plus complexe, le club a engagé depuis 2024 une transition numérique progressive avec un objectif clair : mieux structurer son fonctionnement sans perdre ce qui fait la force d'une association sportive, l'engagement humain.
Une démarche récemment récompensée par le Trophée Sport & Technologies, décerné par ALL SPONSORED en Pays de la Loire.
Le club en quelques chiffres
- Environ 400 licenciés
- 30 équipes
- 26 équipes en compétition
- Plus de 530 matchs par saison
- 10 partenaires actuellement suivis
- Un objectif de 25 partenaires à horizon 2030
Le point de départ : des informations dispersées et beaucoup de temps consacré à la gestion
Avant d'engager sa transition numérique, l'ES Pornichet Basket fonctionnait principalement avec WhatsApp et différents dossiers partagés. Une organisation courante dans les associations sportives, mais qui commençait à montrer ses limites compte tenu de la taille et de l'activité du club.
Les informations étaient réparties entre différents espaces, les fichiers parfois difficiles à retrouver et une partie importante du fonctionnement reposait sur quelques personnes.
Deux problématiques sont progressivement devenues prioritaires.
- La première concernait la centralisation et le suivi des informations liées aux licenciés, parents, bénévoles et partenaires.
- La seconde concernait la mémoire du club. Lorsqu'un bénévole, un salarié ou un alternant quittait sa mission, une partie des contacts, documents ou méthodes de travail risquait de partir avec lui.
WhatsApp illustrait particulièrement cette difficulté : certains groupes et leur historique pouvaient dépendre d'une seule personne.
L'objectif du club était donc clair : passer progressivement d'une organisation artisanale à un fonctionnement plus structuré et durable.
" Notre objectif n'était pas de nous digitaliser pour suivre une mode. Nous voulions surtout mieux structurer le club, sécuriser son fonctionnement et préserver sa mémoire collective. "
Partir des besoins du club plutôt que des fonctionnalités
L'ES Pornichet Basket utilisait déjà Kalisport pour son site internet, mais n'exploitait encore qu'une partie des possibilités de la plateforme.
En découvrant progressivement les autres fonctionnalités, le club a choisi d'en faire un outil plus transversal pour son organisation.
Avec une règle simple : ne pas chercher à tout digitaliser en même temps.
La démarche a commencé par les problématiques considérées comme prioritaires :
- les inscriptions ;
- les convocations ;
- la gestion des équipes ;
- la dispersion des informations dans WhatsApp.
Une fois les premiers usages installés, le club a progressivement élargi son utilisation à la communication, aux partenaires, aux stages, aux réunions ou encore aux documents liés au sponsoring.
Cette progression s'est appuyée sur les ressources d'aide de Kalisport, les démonstrations disponibles et des séances de coaching ciblées sur les problématiques rencontrées par le club.
Pour l'ES Pornichet Basket, la logique est donc inversée : ce n'est pas l'outil qui impose une nouvelle organisation, mais les besoins du club qui déterminent les fonctionnalités à déployer.
530 matchs par saison : simplifier l'organisation sportive
Avec 26 équipes engagées en compétition et plus de 530 matchs par saison, la gestion sportive constitue naturellement l'un des principaux usages.
Les convocations réalisées depuis l'application mobile permettent désormais de transmettre aux joueurs et aux familles les principales informations liées aux rencontres : horaire, lieu, changement de programme, rappel ou nouvelle consigne.
Le club utilise également Kalisport pour le suivi des disponibilités, les plannings d'arbitrage ou encore l'organisation des tables de marque.
L'application mobile joue ici un rôle important.
Les bénévoles d'un club sportif ne passent pas nécessairement leur journée derrière un ordinateur. Ils sont dans les salles, au bord des terrains ou en déplacement. Pouvoir retrouver une information ou répondre directement depuis son téléphone facilite donc l'appropriation de l'outil.
Le club constate également un autre effet : une responsabilisation progressive des joueurs. Lorsqu'ils sont suffisamment autonomes, ils peuvent consulter leur calendrier, répondre aux convocations et suivre directement les informations de leur équipe.
Des inscriptions plus simples à suivre
La gestion des inscriptions constituait un autre point de friction important.
Leur centralisation permet aujourd'hui aux responsables de disposer d'une vision plus claire :
- dossiers en cours ;
- éléments manquants ;
- personnes à relancer ;
- type de paiement ;
- date d'encaissement.
L'automatisation de certaines tâches, comme l'édition des factures et attestations, a également eu un impact très concret : le club indique avoir pu redéployer un bénévole vers une autre mission.
Au-delà du gain de temps, la centralisation facilite également le partage des responsabilités. Plusieurs personnes peuvent retrouver les mêmes informations sans dépendre d'un fichier ou d'une boîte mail individuelle.
Professionnaliser la relation avec les partenaires
La transformation numérique ne concerne pas uniquement les licenciés et l'organisation sportive.
L'ES Pornichet Basket souhaitait également structurer davantage sa relation avec les entreprises qui accompagnent le club.
L'utilisation du CRM sponsoring permet désormais de centraliser :
- les coordonnées ;
- les conventions ;
- les échéances ;
- les engagements ;
- les éléments de visibilité ;
- l'historique des échanges ;
- les documents associés.
Le club estime avoir atteint 100 % de centralisation de ses conventions, CERFA et factures partenaires.
L'enjeu est autant opérationnel qu'institutionnel : les informations restent attachées au club et non à la personne qui occupait précédemment la fonction.
Cette organisation doit aussi accompagner les ambitions de développement de l'association. L'ES Pornichet Basket suit actuellement une dizaine de partenaires et souhaite atteindre 25 partenaires à horizon 2030, tout en renforçant progressivement ses ressources propres.
Une transition numérique qui doit aussi embarquer les bénévoles
Le club ne cache pas qu'une évolution des pratiques peut susciter des réserves.
Les niveaux de maîtrise numérique sont différents et les habitudes sont parfois installées depuis plusieurs années.
L'ES Pornichet Basket a donc fait le choix de ne pas présenter cette transformation comme une obligation supplémentaire, mais comme une réponse à des difficultés très concrètes : moins de relances, moins de doublons, moins d'informations perdues et des documents plus faciles à retrouver.
Plusieurs principes ont facilité le déploiement :
- avancer progressivement ;
- commencer par quelques fonctionnalités prioritaires ;
- désigner un référent interne ;
- partager les FAQ et supports d'aide ;
- prévoir des temps d'explication ;
- solliciter un accompagnement sur les problématiques rencontrées.
Le club souligne également l'importance des séances de coaching Kalisport, construites autour de ses propres usages et difficultés.
" Si nous devions donner un seul conseil aux autres clubs : prenez ces séances de coaching. C'est souvent ce qui fait la différence entre une appropriation réussie et un outil sous-utilisé. "
L'accompagnement permet également de faire remonter les difficultés du terrain et les besoins d'évolution.
Le club identifie par exemple encore une complexité dans la gestion de certains comptes associés, notamment pour les familles ayant plusieurs enfants ou plusieurs profils. Un retour transmis aux équipes Kalisport dans une logique d'amélioration continue.
Quatre bénéfices retenus par le club
Après cette première phase de transformation, l'ES Pornichet Basket identifie quatre bénéfices principaux.
-
Le gain de temps
L'automatisation de certaines tâches et la centralisation des informations réduisent les relances et les recherches.
- La fiabilité des informations
Documents, contacts et données restent accessibles au club et peuvent être transmis plus facilement lorsqu'un responsable change.
- La responsabilisation des licenciés et des familles
Calendriers, convocations et notifications permettent progressivement à chacun d'accéder directement aux informations qui le concernent.
- La professionnalisation du fonctionnement
La structuration des inscriptions, de la communication et surtout de la relation avec les partenaires contribue à donner un cadre plus professionnel au fonctionnement du club.
D'autres usages se développent également : newsletter mensuelle, messagerie interne, gestion des stages, réunions avec rappels automatiques, partage de documents ou encore utilisation de Mark pour suivre les matchs en direct lors du tournoi annuel organisé en juin.
Une transformation récompensée par le Trophée Sport & Technologies
Cette démarche a récemment reçu une reconnaissance particulière.
Lors des Trophées ALL SPONSORED 2026, qui valorisent des initiatives portées par les clubs sportifs amateurs, l'ES Pornichet Basket a été récompensé dans la catégorie Sport & Technologies.
Pour le club, cette distinction récompense moins l'utilisation d'un outil que la démarche engagée par l'ensemble de l'association et de ses bénévoles.
Inscriptions, convocations, communication avec les familles, gestion des partenaires, numérisation des documents : la technologie est progressivement devenue un support de l'organisation associative.
Le trophée n'est toutefois pas considéré comme un aboutissement.
L'ambition est désormais de poursuivre cette démarche pour devenir un club amateur " tech-ready ", capable de s'appuyer sur des outils cohérents pour mieux gérer ses ressources, accompagner ses bénévoles et développer ses partenariats.
Le conseil de l'ES Pornichet Basket aux autres clubs
L'expérience de Pornichet montre surtout que la transition numérique n'est pas réservée aux grandes structures professionnelles.
Pour le club, quelques principes sont essentiels :
- choisir un outil adapté à la réalité associative ;
- partir d'un problème concret ;
- avancer étape par étape ;
- accompagner les utilisateurs ;
- identifier un référent ;
- mesurer les premiers bénéfices avant d'aller plus loin.
L'objectif n'est donc pas de digitaliser pour digitaliser.
Il s'agit d'utiliser le numérique lorsque celui-ci permet de préserver le temps et l'énergie des bénévoles, faciliter le quotidien des familles et sécuriser le fonctionnement du club.
Une philosophie que l'ES Pornichet Basket résume particulièrement bien :
" Le sport nous unit, la technologie nous structure, et l'engagement associatif donne du sens à l'ensemble. "
Vous souhaitez structurer progressivement les usages numériques de votre club ?
Kalisport propose des séances de coaching personnalisées pour partir de vos problématiques concrètes, identifier les fonctionnalités pertinentes et accompagner leur appropriation par vos équipes.
L'objectif n'est pas d'utiliser davantage d'outils, mais de mieux utiliser ceux qui peuvent réellement simplifier le fonctionnement de votre association.
Découvrir l'accompagnement Kalisport
