Pourquoi certains adhérents apparaissent-ils sous le nom "ANONYME-XXX Adhérent" ?
Si vous constatez que certains anciens adhérents apparaissent désormais sous un nom du type "ANONYME-123 Adhérent" dans la base historique des adhérents, il ne s'agit pas d'une perte de données ni d'un dysfonctionnement.
Ce comportement est normal et correspond à la politique d'anonymisation automatique des données personnelles mise en place dans Kalisport afin de respecter le RGPD.
Les données ont-elles été perdues ?
Non.
Les données n'ont pas été supprimées par erreur. Elles ont été anonymisées automatiquement après expiration de leur durée de conservation.
L'objectif est de protéger les données personnelles des anciens adhérents tout en conservant les statistiques historiques de votre association.
Pourquoi cette anonymisation ?
La gestion des données personnelles est encadrée par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), une réglementation européenne entrée en vigueur en 2018.
Le RGPD impose notamment de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire.
En France, la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) accompagne les organismes dans l'application de cette réglementation et veille au respect de ces principes.
Pour répondre à ces obligations, Kalisport applique automatiquement une politique d'anonymisation des anciennes données.
Quelle est la durée de conservation des données ?
Par défaut, Kalisport applique la règle suivante :
- pendant toute la durée d'adhésion à votre association,
- puis pendant 3 années supplémentaires après la fin de l'adhésion.
Tant que l'adhérent est actif au sein de votre structure, aucune anonymisation n'est réalisée.
Pourquoi ne pas supprimer complètement les fiches ?
Une suppression complète ferait disparaître de nombreuses informations utiles à la vie du club, par exemple :
- les statistiques d'effectifs par saison,
- l'évolution du nombre d'adhérents,
- les historiques d'activités,
- les indicateurs de fréquentation.
C'est pourquoi Kalisport remplace les informations permettant d'identifier une personne par une identité anonyme, tout en conservant les données statistiques utiles.
Quelles informations sont anonymisées ?
Lorsque la durée de conservation est atteinte :
- le nom et le prénom sont remplacés par une identité du type "ANONYME-XXX Adhérent",
- les autres informations personnelles permettant d'identifier la personne sont anonymisées,
- les documents déposés lors de l'adhésion sont supprimés.
Les statistiques, en revanche, restent disponibles afin de préserver l'historique de votre association.
Quels modules sont concernés ?
Cette politique ne concerne pas uniquement les fiches adhérents.
Elle s'applique également aux données issues des modules :
- Pré-inscriptions,
- Billetterie,
- Stages,
- Tournois.
Puis-je désactiver cette fonctionnalité ?
L'anonymisation est réalisée automatiquement par la tâche planifiée "RGPD - Anonymisation".
Vous pouvez consulter cette tâche dans :
- l'onglet "Options",
- la section "Tâches planifiées".
Cette automatisation permet d'appliquer votre politique de conservation des données sans intervention manuelle.
En résumé
- L'apparition d'un nom du type "ANONYME-XXX Adhérent" est normale.
- Il ne s'agit pas d'une perte de données mais d'une anonymisation automatique.
- Cette procédure permet de respecter les principes du RGPD et les recommandations de la CNIL.
- Les statistiques historiques de votre association sont conservées.
- Les documents d'adhésion et les données personnelles identifiantes sont supprimés ou anonymisés.
