Comment diffuser un questionnaire et cibler les destinataires ?

Vous avez créé votre questionnaire et souhaitez maintenant le transmettre à vos adhérents, bénévoles, dirigeants ou à un public plus large ?

Le module Questionnaires vous permet de créer vos formulaires et de collecter les réponses. Pour les diffuser, vous pouvez vous appuyer sur les outils de communication déjà disponibles dans Kalisport.

Trois méthodes de diffusion sont possibles : la messagerie, les newsletters et les articles de votre site web. Vous pouvez également partager librement le lien du questionnaire en dehors de Kalisport.

1. Diffuser un questionnaire depuis la messagerie

La première possibilité consiste à utiliser la messagerie Kalisport pour transmettre votre questionnaire à des utilisateurs disposant d'un compte de connexion.

1. Ouvrez le module "Questionnaires" depuis le menu "Perso".
2. Retrouvez votre questionnaire et copiez son lien de partage.
3. Accédez à la messagerie et rédigez un nouveau message.
4. Sélectionnez vos destinataires, éventuellement à partir d'une liste de diffusion.
5. Collez le lien du questionnaire dans votre message et procédez à l'envoi.

Les destinataires pourront ouvrir le questionnaire depuis le lien reçu et y répondre.

La messagerie présente également l'avantage de s'appuyer sur le système de notifications de Kalisport. Selon leurs préférences, les destinataires peuvent être informés de votre message :

• par e-mail, si les alertes par e-mail sont activées dans leurs préférences ;
• par notification push sur leur smartphone, s'ils utilisent l'application Kalisport et ont autorisé les notifications ;
• par une notification interne dans leur espace Kalisport, leur signalant la présence d'un nouveau message.

À savoir : la messagerie nécessite que les destinataires disposent d'un compte de connexion Kalisport. Une personne présente dans votre base d'adhérents, mais sans compte de connexion, ne recevra pas le message.

2. Diffuser un questionnaire depuis une newsletter

Le module "Newsletters" est particulièrement adapté lorsque vous souhaitez diffuser un questionnaire à un ensemble de contacts, y compris ceux qui ne disposent pas d'un compte de connexion Kalisport.

Contrairement à la messagerie, vous n'avez pas besoin de copier manuellement le lien. L'éditeur de newsletters propose un outil permettant d'ajouter directement un questionnaire à votre contenu.

1. Accédez au module "Newsletters".
2. Créez votre newsletter et rédigez votre message d'accompagnement.
3. Utilisez l'outil d'ajout de questionnaire disponible dans l'éditeur pour intégrer votre questionnaire.
4. Sélectionnez votre liste de diffusion.
5. Procédez à l'envoi.

Vous pouvez exploiter les listes de diffusion dynamiques de Kalisport pour cibler les personnes concernées, par exemple les adhérents d'une saison, les membres d'une équipe ou un groupe de bénévoles, selon les critères disponibles dans vos listes.

La newsletter bénéficie également de plusieurs canaux de consultation :

• Par e-mail : les contacts de votre liste peuvent recevoir la newsletter à leur adresse e-mail, sans avoir besoin d'un compte de connexion.
• Sur smartphone : les utilisateurs connectés à l'application Kalisport peuvent recevoir une notification push annonçant la nouvelle newsletter, si les notifications sont autorisées.
• Dans Kalisport : les utilisateurs disposant d'un compte peuvent retrouver la newsletter depuis leur espace de notifications, même s'ils n'ont pas activé les alertes par e-mail.

Notre conseil : privilégiez la newsletter lorsque vous souhaitez toucher un grand nombre de personnes, notamment si tous vos adhérents ne disposent pas encore d'un compte de connexion.

3. Diffuser un questionnaire depuis un article du site web

Vous pouvez également proposer votre questionnaire directement depuis le site web de votre association.

L'éditeur d'articles de Kalisport dispose d'un outil permettant d'ajouter directement un questionnaire dans le contenu d'un article, sans avoir à copier manuellement son lien.

Cette méthode est particulièrement adaptée pour :

• recueillir l'avis des visiteurs de votre site ;
• organiser une consultation ouverte ;
• proposer un sondage à l'occasion d'un événement ;
• collecter des informations auprès d'un public plus large que vos seuls adhérents.

Attention : si votre article est accessible publiquement, le lien vers le questionnaire peut être consulté et utilisé par des personnes extérieures à votre association.

4. Partager le questionnaire en dehors de Kalisport

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser les outils de communication de Kalisport pour diffuser votre questionnaire.

Il vous suffit de copier son lien de partage et de le transmettre par le canal de votre choix :

• un e-mail envoyé depuis votre messagerie habituelle ;
• un groupe WhatsApp ou une autre application de messagerie ;
• une publication sur les réseaux sociaux ;
• un site internet externe ;
• tout autre support permettant de partager un lien.

Le questionnaire reste hébergé sur votre plateforme Kalisport et les réponses sont centralisées dans le module Questionnaires.

Comment cibler précisément les personnes qui recevront le questionnaire ?

Dans sa version actuelle, le module Questionnaires ne dispose pas d'un système d'envoi direct permettant de sélectionner des destinataires depuis l'interface du questionnaire.

Le ciblage s'effectue donc à partir des outils de communication Kalisport, notamment la messagerie et les newsletters.

Ces deux modules peuvent exploiter les mêmes listes de diffusion, y compris les listes constituées dynamiquement selon les informations disponibles dans votre plateforme.

Vous pouvez ainsi cibler une population précise sans avoir à constituer manuellement une liste de destinataires pour chaque envoi.

Le questionnaire est-il réservé aux personnes ciblées lors de l'envoi ?

Non, pas nécessairement. Il est important de distinguer les personnes auxquelles vous envoyez le questionnaire de celles qui peuvent accéder à son lien.

Le lien de partage permet d'accéder au questionnaire. Une personne qui reçoit ce lien peut donc le transmettre à une autre personne, qui pourra également l'utiliser pour répondre.

Par exemple :

• un adhérent peut transférer à un proche l'e-mail contenant le questionnaire ;
• un destinataire peut partager le lien reçu dans la messagerie ;
• un visiteur peut accéder à un questionnaire publié sur votre site web et en partager le lien.

Le ciblage d'une liste de diffusion ne constitue donc pas, à lui seul, une restriction d'accès au questionnaire.

Si votre questionnaire contient des questions sensibles ou doit être réservé à un public strictement défini, tenez compte de cette particularité avant sa diffusion.

Quelle méthode de diffusion choisir ?

En résumé

• Le module Questionnaires permet de créer les formulaires et de centraliser les réponses, mais ne propose pas encore d'envoi direct à des destinataires.
• La messagerie permet de cibler les utilisateurs disposant d'un compte de connexion.
• Les newsletters permettent de toucher des contacts disposant simplement d'une adresse e-mail, avec une diffusion complémentaire dans l'application Kalisport.
• Les articles permettent de rendre un questionnaire accessible depuis votre site web.
• Le lien de partage peut également être transmis par vos canaux de communication habituels.
• Les listes de diffusion permettent de cibler les destinataires de vos communications, mais ne limitent pas à elles seules les personnes pouvant répondre au questionnaire.

Pour aller plus loin

• Questionnaires - Découverte et prise en main