Comment fusionner deux fiches adhérents en doublon ?

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Il peut arriver qu'une même personne possède plusieurs fiches dans votre base d'adhérents, notamment à la suite de différentes inscriptions ou d'une création manuelle.

Kalisport permet de fusionner ces fiches en une seule, tout en conservant l'historique des activités et des opérations associées à chaque adhérent.

Deux méthodes sont disponibles :

Depuis la base historique : pour sélectionner et fusionner manuellement deux fiches.
Depuis la gestion des doublons : pour retrouver les doublons détectés par Kalisport et les traiter plus rapidement.

Prérequis : disposer des droits de modification (contributeur ou administrateur) sur le module Adhérents.

1. Fusionner manuellement deux adhérents

Cette méthode est particulièrement adaptée lorsque vous avez identifié deux fiches correspondant à une même personne.

Dans l'intranet, onglet Perso,
Rendez-vous dans le module Adhérents puis Base historique.
Recherchez les deux fiches concernées, par exemple à l'aide du nom ou du prénom.
Cochez les deux fiches que vous souhaitez fusionner.
En bas du tableau, dans la liste Actions, sélectionnez Fusionner les adhérents sélectionnés, puis cliquez sur Appliquer.
Sur l'écran de confirmation, choisissez la fiche à conserver dans le champ Adhérent à conserver.
Vérifiez votre sélection, puis cliquez sur Valider pour effectuer la fusion.

Conseil : privilégiez la fiche contenant les informations personnelles les plus complètes et les plus à jour.

2. Utiliser la détection des doublons

Pour faciliter l'entretien de votre base d'adhérents, Kalisport dispose d'un outil permettant d'identifier les doublons potentiels.

Rendez-vous dans le module Adhérents puis Doublons.
Consultez les groupes de fiches identifiés comme doublons potentiels.
Vérifiez que les fiches concernent bien la même personne.
Pour chaque groupe, sélectionnez la fiche à conserver.
Cliquez sur Valider la fusion.

Fusionner automatiquement les doublons

Depuis ce même espace, une fonctionnalité de fusion automatique permet de traiter l'ensemble des doublons détectés en une seule opération.

Cette option est particulièrement utile pour les bases historiques contenant de nombreux doublons.

Attention : la détection automatique repose sur des correspondances entre les informations des adhérents. Elle ne garantit pas que toutes les fiches identifiées concernent effectivement la même personne.

Nous vous recommandons de vérifier les doublons détectés et de privilégier une fusion manuelle en cas de doute, notamment lorsque plusieurs personnes partagent un même nom.

3. Quelles données sont conservées après une fusion ?

Lors de la fusion, Kalisport distingue les données historiques des informations personnelles de l'adhérent.

L'historique des deux fiches est regroupé

Les informations et opérations rattachées à la fiche supprimée sont transférées vers la fiche conservée.

Cela concerne notamment :

Vie sportive et associative : saisons, catégories, équipes, clubs, rencontres, tournois et stages.
Inscriptions et gestion administrative : pré-inscriptions, documents (GED), réunions et organigramme.
Gestion financière : paiements, opérations comptables et billetterie.
Communication : messages et e-mails.
Accès et identification : compte utilisateur associé.

L'objectif est de préserver la continuité de l'historique de l'adhérent, sans conserver plusieurs fiches distinctes pour une même personne.

Les informations personnelles de la fiche conservée sont prioritaires

Les informations d'identité et de contact ne sont pas automatiquement combinées.

Après la fusion, les données conservées sont celles de la fiche désignée comme principale, notamment :

Nom et prénom.
Adresse postale.
Adresse e-mail.
Numéros de téléphone.
Autres informations personnelles de la fiche.

Avant de fusionner : si la fiche destinée à être supprimée contient des informations utiles ou plus récentes, pensez à les reporter manuellement sur la fiche que vous souhaitez conserver.

4. Peut-on annuler une fusion ?

Non. La fusion est définitive et irréversible.

Une fois l'opération validée :

Les données historiques sont rattachées à la fiche conservée.
La fiche en doublon est définitivement supprimée.
Il n'est pas possible de rétablir automatiquement les deux fiches dans leur état initial.

Avant de confirmer une fusion, assurez-vous que les fiches correspondent bien à une seule et même personne et que vous avez sélectionné la bonne fiche à conserver.

5. Quelle méthode choisir ?

Vous avez identifié un doublon précis ? Utilisez la fusion manuelle depuis la base historique.
Vous souhaitez nettoyer votre base d'adhérents ? Consultez l'onglet Doublons pour identifier et traiter les fiches concernées.
Vous avez de nombreux doublons ? La fusion automatique peut vous faire gagner du temps, après vérification des correspondances proposées.

À retenir : la fusion permet de centraliser l'historique d'un adhérent sur une fiche unique. Prenez le temps de choisir la bonne fiche à conserver, car cette opération ne peut pas être annulée.

Pour aller plus loin

Rechercher dans l'aide en ligne