Comment fonctionne l'automatisation des relances de cotisations ?

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Pour vous faire gagner du temps et assurer un suivi régulier des paiements, Kalisport automatise les relances liées aux cotisations impayées à l'aide d'un système de tâche planifiée.

Fonctionnement détaillé

Relance automatique tous les 1ers du mois

Chaque début de mois, une tâche planifiée analyse les cotisations non réglées :

Les relances sont envoyées automatiquement le 1er jour de chaque mois.
Un e-mail est adressé à chaque adhérent concerné.

Contenu de l'e-mail et lien de paiement

L'e-mail envoyé contient :

Le montant total de la cotisation,
Le montant dû,
Si le paiement en ligne est activé pour votre structure, l'e-mail contient un lien direct permettant à l'adhérent de régler sa cotisation en ligne, de manière simple et sécurisée.

Le système prend également en compte les paiements partiels, alors l'adhérent est tout de même relancé avec un e-mail contenant les informations du restant à régler.

Récapitulatif envoyé aux gestionnaires

Un accusé d'envoi récapitulatif est également transmis aux gestionnaires du module Adhérents. Ce message liste les relances effectuées, afin de faciliter le suivi côté club.

Désactiver la relance automatique (si besoin)

Il est possible de désactiver cette automatisation à tout moment :

Accédez à l'onglet "Options", section "Tâches planifiées",
Localisez la tâche nommée "Adhérents - Rappel cotisation",
Désactivez-la à l'aide du bouton prévu à cet effet.

Vous pouvez également modifier l'heure d'envoi chaque début de moi avec la même procédure d'accès.

Résumé

L'automatisation des relances de cotisations vous permet de maintenir un suivi fiable et régulier des paiements, tout en allégeant la charge administrative.

Le système reste flexible : vous pouvez l'activer, le désactiver ou l'adapter selon vos besoins.