Que se passe-t-il lorsqu'un paiement en ligne par virement est effectué avec référence différente de celle attendue par le système ?

Votre plateforme Kalisport vous offre la possibilité de collecter des paiements en ligne via le virement bancaire.

Comment ça marche ?

Dans l'explication ci-après, nous allons prendre le cas d'un adhérent qui souhaite régler sa cotisation annuelle d'un montant de 100 €.

1. Initialisation du paiement par l'utilisateur

L'adhérent se connecte à votre site Kalisport pour réaliser son paiement :

Il accède au paiement en ligne de sa cotisation,
Il sélectionne le mode de règlement de son choix.
Dans notre cas, il sélectionne le paiement par virement bancaire (associé au paiement en ligne fournit par Kalisport).
L'écran affiche à l'utilisateur les informations pour réaliser son paiement :
- RIB du compte à créditer,
- Référence à renseigner lors du paiement,
- Montant du virement.
L'adhérent valide la transaction et reçoit un rappel des informations du paiement dans sa boîte e-mail (RIB, référence et montant).

2. Réalisation du paiement par l'adhérent

L'adhérent se connecte à sa banque pour réaliser le paiement qu'il vient d'initialiser auprès de votre association :

Il ajoute le RIB comme destinataire de paiement,
Chez certaines banques, un délai de vérification de quelques jours est nécessaire avant de réaliser un paiement vers un nouveau destinataire.
Il remplit le formulaire de paiement vers un tiers :
- Sélection du destinataire,
- Ajout du montant,
- Ajout de la référence,
L'adhérent valide la transaction.

3. Arrivée des fonds chez notre partenaire bancaire

Le paiement est réalisé et les fonds sont arrivés chez notre partenaire bancaire. Ces derniers sont alors stockés sur un compte de cantonnement, le temps que l'automate de reconnaissance fasse son travail.

Lorsque la transaction est reconnue par l'automate, les fonds sont dirigés automatiquement vers votre compte de paiement en ligne.

4. Disponibilité des fonds sur votre compte de paiement en ligne

Lorsque les fonds arrivent sur votre compte de paiement en ligne, la transaction passe automatiquement dans l'état "Payé" sur votre site Kalisport. Un e-mail de notification est envoyé vers l'adhérent et les gestionnaires de la comptabilité.

Les fonds étant disponibles, vous pouvez déclencher un transfert vers le compte bancaire de votre association si votre compte a été au préalable validé.
Si votre compte n'est pas validé par le dépôt de documents administratifs, le transfert des fonds sera désactivé dans l'attente de cette validation.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre aide dédiée : Quels sont les documents à transmettre pour valider pour le compte du paiement en ligne ?

Que se passe-t-il en cas d'erreur lors de la reconnaissance automatique du paiement ?

Cependant, il n'est pas rare que certaines erreurs surviennent au moment où l'utilisateur réalise le paiement via sa banque.
Plusieurs cas sont identifiés :

L'utilisateur omet de renseigner une référence associée au paiement,
L'utilisateur ne renseigne pas la référence indiquée,
L'utilisateur utilise plusieurs fois la même référence.

Si les fonds en attente chez notre partenaire bancaire ne sont pas reconnu, ces derniers n'ont pas été envoyé vers votre compte de paiement en ligne. De fait, vous n'avez pas encore récupéré ces fonds.

Il faut savoir que ces fonds sont stockés au maximum pendant 2 mois sur le compte de cantonnement de notre partenaire bancaire. Passé ce délai, ils sont automatiquement retournés à l'envoyeur.

Est-il possible d'avoir une action pour aider à la reconnaissance du paiement ?

Oui, c'est possible.

Cette action peut être réalisée par l'adhérent lui-même ou par un administrateur de la comptabilité sur votre site Kalisport.

L'adhérent, reçoit à intervalle régulier un e-mail pour lui indiquer que le paiement n'a pas été reçu par votre association.
Sur cet e-mail, il dispose d'un lien lui permettant d'accéder au formulaire de reconnaissance intitulé : "Identifier mon paiement".

Kalisport - Paiement en ligne - Virement - Extrait de l'e-mail envoyé à l'adhérent lors d'un paiement non reçu Extrait de l'e-mail envoyé à l'adhérent lors d'un paiement non reçu

De son côté, l'administrateur dispose de ce même lien via la fiche du paiement disponible dans le module "Comptabilité".

Kalisport - Paiement en ligne - Virement - Extrait module comptabilité Extrait de la fiche du paiement disponible dans le module "Comptabilité"

Dans les deux cas, le formulaire d'identification du paiement est le même. Les informations suivantes sont demandéss :

Date du paiement,
Montant du paiement réalisé,
Identité du titulaire du compte qui a réalisé le virement,
Nom de la banque,
Preuve de virement.

A la soumission du formulaire, les équipes techniques de Kalisport prennent le relais pour identifier la transaction avec l'appui de notre partenaire bancaire.